Uma factura não é apenas um documento enviado ao cliente. Em Portugal, tem regras próprias quanto à forma, ao momento em que é emitida e à informação que chega às Finanças. Esta semana há uma dessas datas: até 5 de Novembro, comunicam-se os dados das facturas emitidas em Outubro.
Comunicar até dia 5
Todos os meses, os dados das facturas emitidas no mês anterior têm de ser comunicados à Autoridade Tributária até ao dia 5. Há várias formas de o fazer, consoante o programa de facturação usado. Mesmo que a empresa venda pouco, a obrigação mantém-se, e convém saber quem trata dela e como.
Emitir no prazo e com os elementos certos
Em regra, a factura deve ser emitida até ao quinto dia útil seguinte à venda ou à conclusão do serviço. Tem de incluir, entre outros elementos, os dados da empresa e do cliente, a descrição do que foi vendido e o IVA ou o motivo da sua não aplicação.
Quando é emitida num programa certificado pela AT, inclui também o ATCUD, um código único do documento, e um código QR. Ambos dependem de as séries de facturação estarem comunicadas às Finanças antes de serem usadas.
Um exemplo simples: um serviço concluído a 28 de Outubro pode ser facturado até ao início de Novembro. Se a factura for emitida já em Novembro, não entra na comunicação desta semana, mas na de 5 de Dezembro.
Organizar desde o início
Falhas na facturação, como facturas emitidas fora de prazo, séries não comunicadas ou dados em falta, obrigam a correcções e podem dar origem a coimas. Também geram dúvidas junto dos clientes, sobretudo das empresas que deduzem o IVA.
Escolher bem o programa de facturação, definir quem emite e quando, e rever os dados todos os meses torna o processo simples e previsível.
Acompanhar estas decisões ao longo do ano faz parte do nosso trabalho com cada cliente. Fale connosco ou marque uma reunião exploratória.
Fontes: Código do IVA, art. 36.º; Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de Agosto, art. 3.º; Portaria n.º 195/2020, de 13 de Agosto (ATCUD e código QR); Portal das Finanças.